Rutiner reception

Uppdaterad 2023-11-02

Reception rutiner och arbetsuppgifter

Posthantering inkommande post:

Om Elisabeth inte är här:

Sortera posten i KS, FS och Övrigt
Notera antal och datum på en lapp och lägg den tillsammans med Övrigt på Elisabeths skrivbord
Skanna post till FS, märk med ’till FS’ och om det är återbetalning, amorteringsplan osv
Ändra ärendekategori och typ i Lime så de flyttas till FS
Sätt på postit med datum för inskanningen och lägg i FS fack
Skanna post till KS, märk ’ägarbyte/avl/adressändr. osv’
Fyll i returpoststatistiken i Exceldokumentet
Arkivera ägarbytesblanketter och AG-blanketter

Om Elisabeth är här går man direkt på skanning när hon kommer med posten

Posthantering utgående post:

Hämta välkomstbrev vid printern
Lägg välkomstbrev, Välkommen till NSVA, Vattentrycket och betala dina fakturor-broschyren i ett kuvert och i utgående post-lådan.

Returpost:

Sök upp kunden i EDP
Sök efter adress på upplysning.se och ändra om ny adress.
Om inte ny adress, kontakta kund om telefonnr eller epostadress annars maila servicejouren@skatteverket.se och fråga om adress.
Gör notering i EDP på lämplig sida (anläggning/reskontra/kundinfo) om adressinfo
Skicka ut returposten till ny adress alt spara med postit om datum och åtgärd
Skapa limeärende om det är viktigt att hålla koll
Fyll i listan: W:\Avd Kundnära tjänster\Kundservice\Administration\Posthantering
Inkommande leveranser:
Kontrollera leveransen (rätt antal kollin, skador, rätt adress)
Maila mottagaren att deras leverans har kommit
Sätt postit på leveransen med datum för meddelande
Obs, leveranser av matvaror ska till köket

Besök:

Se till att paddan är startad och inloggad, lösenord står på namnlappsprintern
Registrera i EastCoast, ge namnlapp, erbjud kaffe ( snavarig för besöket får automatiskt ett sms om att besöket är på plats när denne har "chackat in" sig)
Eventuellt visa dem in till rätt konferensrum (undantagsfall, exmepelvis om personen som ska hand om besöket är sen eller liknande)

Lime:

Övrigt