Förkortningar (används vid registrering av ärende i Lime/EDP)

Autogiro – AG
Avläsningar – AVL
Avstängning i gatan – AVST
Avstängningshot med vatten - AVHO
Fakturaservice – FS
Fastighetsbeteckning - FB
Kundservice – KS
Mätarservice - MS
Vattenmätarbyte - MBY
Välkomstbrev - VK
Återbetalningsbrev - ÅB
Ägarbyte - ÄGB

Rutin

1. Lägg till strömavbrottsärenden. Kan vara brev från bland annat företagen E-on, Landskrona energi och Öresundskraft. Dessa brev har 1: a priomärkning så att det syns tydligt att det avser planerade strömavbrott, exempel på hur det kan se ut se bild 1. Om Elizabeth Samane är på plats hanterar hon dessa. Om Elisabeth inte är på kontoret ska detta skannas in och mejlas direkt till henne (går att skicka från skrivaren) och därefter läggs brevet på hennes plats, se bild 2.

Bild 1, visar ett exempel på hur ett strömavbrottsbrev kan se ut.

Bild 2, visar hur detta mejlas direkt till Elizabeth Samane från skrivaren.

2. Denna rutin är under behandling, som är att öppna för besökare till huvudkontoret och därefter hänvisa besökare rätt vart självinskanningen sker. HR har planer på att ändra om entrén samt information till besökare. Cathrine har fått information och att HR vänder sig till henne. Kollegor inom NSVA som inte är stationerade på huvudkontoret ber vi att visa upp sitt ID06, detta gäller även samt samarbetsparter (t.ex SWR, Add Pro och doktorander). Om en kollega och/samarbetspartner inte har sitt ID06-kort kan de behöva hjälp med att få en besökslapp utskriven.

3. AG och ÄGB som kommer in via posten skannas in och därefter hålas pappret samt sorterar i respektive kommuns pärmar. Nyckeln till skåpet där pärmarna är inlåsta i finns i en vattenmätare inne i KS-rummet. ÄGB sorteras efter datum och AG sorteras i bokstavsordning utifrån efternamnet, skulle fler kunder ha samma stavning på efternamnet är det bokstavsordning på förnamnet som gäller.

4.  Biobiljetter registrens i Teams och följ den excelen som finns med att registrera information. Excel-filen hittas via Team Kundstöd, välj därefter grupp Biobiljetter och tryck på filer. Nyckeln (märkt med bokstaven A) till skåpet där biobiljetterna finns är i vattenmätaren inne i KS-rummet. Skåpet är i receptionen märkt med bokstaven A. Maria Wallentin är den som beställer in fler biobiljetter.

Bra att tänka på

Skanner
Det finns en displayskärm på skrivaren som är tryckbar och det är här vi skannar in information som kommer från posten och mejlar in våra postärende till lime, varje ärende hanteras som ett nytt ärende för att få ett unikt limeärendenummer.

Bild 3–5 visar hur displayen på skrivaren fungerar, det går att spara inställningar till nästa inskanning efter att dokumentet har skannats in (finns ingen bild på detta).

Bild 3, visar med en röd pil vart vi tycka på displayen för att kunna skicka det inskannade dokumentet till lime

Bild 4, visar med röda pilar där vi skriver in e-postadressen till kundservice@nsva.se för att ärendet hamnar som inkommit i lime som sker i “till-raden“ och döper rubriken i ”ämnes-raden”.




Bild 5, visar att det finns ett tangentbord under displayen.




Allt som skannas in från skrivaren skickas från skrivaren till kundservice@nsva.se och kommer då in i lime som E-post, se bild 6. Skrivaren har den här E-postadressen som avsändare: hbghk907@nsva.se.

Bild 6 visar hur ett mejl från skrivaren ser ut i lime.


Detta behöver vi ändra till brev (detta för att kunna föra statistik på hur mycket post vi får in) samt lägga in ärendekategori och ärendetyp, se bild 7. Därefter tryck på spara och stäng. Detta är för att underlätta när alla arbetar i lime.

Bild 7, visar hur vi ändrar inskannade ärende i lime och lägger rätt ärendekategori och ärendetyp beroende på vad som har skannas in. I detta fall var det inskannade dokumentet ett autogiro.



För att kunna skanna in papper från facket behöver texten ligga upp mot taket för att bli rätt inskannat och pappersmåttet behöver ställas in, när skrivaren godkänner pappret kommer en symbol dyka upp och då går det att skanna in, se bild 8–10. OBS! Tejp, häftklamrar och post-it lappar på ett papper kommer att fastna i skrivaren. Om en sida har text på fram och baksida tar skannern endast en sida.

Bild 8 och 9, visar två olika format på papper som skannas in från facket. Den inringande symbolen i rött indikerar på att skannern godkänner pappret.




Bild 10, visar när skrivaren inte accepterar pappret då det inte ligger rätt. Observera att symbolen inte har kommit fram.




För att skanna in papper från glas behöver texten vara ner mot golvet för att bli rätt inskannat, se bild 11. OBS! Om ett ärende skannas från glas kommer det inte gå att lägga in fler sidor i samma mejl.

Bild 11, visar hur ett papper skannas från glas.



Post

• Post till FS (inkomna brev): Återbetalningsbrev (ÅB-brev), Skatteverket, Swedbank med märkning SUS. Behövs inte skannas in utan skriv datum och lämna posten till FS. Adressändringar till företag skannas in och hanteras i första steg av KS.
  
• Post till KS (inkomna brev) skannas in till Lime: Ägarbyten (ÄGB), autogiro (AG), avläsning (AVL), diverse information kan vara adressändringar, information till LoP och skadeanmälan. Vi sparar endas papper exemplaret för AG, ÄGB och information till andra avdelningar tills vi får en återkoppling.  
  
•  Post till KS som är retur (skannas inte in) utan registreras i vår Excellista för returpost och vi undersöker adress via allaboalg.se, mrkoll, upplysning och VA-banken som vi antigen postar ut på nytt med informationsbrev eller mejlar infon som en PDF.
  
  
  

Nedan kommer exempel med bilder på hur det kan se ut.

- Högst prioritering med posten är fakturor i retur (inklusive påminnelsefakturor och kreditfakturor), se bild 13 och 14. Skapas ett ärende i lime på returfakturan och registrera det som Inkommit som brev, ärendekategori är faktura och ärendetyp är faktura i retur samt lägg in all info med adress och fastighetsbeteckning med rubrik “Faktura har kommit i retur, XX/X-23” och skriv i ärendet om det har skickat ut på nytt och då till vilken adress, eller om det inte har skickats ut på nytt och anledning till varför, exempel kan vara att det är rätt adress till kund, fakturan är betald, har AG och är utlandskund. Om detta skickas ut på nytt postas returfakturan med och om det finns en e-postadress i EDP kan fakturan mejlas som en PDF-fil med informationsbrevet “mall_retur_faktura_privat”. I EDP lägger vi en kommentar i kundrestkontra “Faktura har kommit i retur, 12/5–23. Lime XXXX”. Avsluta och stäng ärendet i lime när ärendet är klart.
Vi skickar inte ut på nytt om kund har E-faktura, E-postfaktura, AG eller är utlandskund.

Bild 13, visar hur EDP ser ut när vi söker direkt på ett fakturanummer och i den rutan som är markerat i rött skriver vi noteringar i och refererar till ett limeärendenummer.

Porttelefon
Ta ut porttelefonen, se bild 12, ur laddning varje morgon och sätt in den för laddning varje eftermiddag. Svara på samtalet med att trycka på den gröna luren och tryck därefter på 5:an (alternativ så många gånger det behövs), samtalet kommer att avslutas när porten öppnas.